Ajajuhtimine digitaalses maailmas

Kaasaegne digimaailm on tuubil täis meie aega kokku hoidvaid programme ja seadmeid. Me kasutame Excelit, et ei peaks kulutama aega arvutamisele. Tekstitöötlusprogramm hoiab kokku aega, kuna me saame pidevalt teha muudatusi ja ei pea kogu teksti uuesti ümber kirjutama. Kuid hoolimata ressurssi säästvatest tehnoloogilistest arengutest tundub ometi aega üha vähemaks jäävat. Milles siis asi?

Kindlasti oled arvutikasutajana pannud tähele, et mingil hetkel saab arvuti kõvaketas või mälu täis. Me oleme sinna installeerinud pidevalt uusi programme (või telefoni äppe) ja rohkem enam juurde ei mahu. Kogu see tarkvara on paigaldamise hetkel tundunud vajalik ja seetõttu pole me ka midagi maha kustutanud. Nüüd, kui mälu täis, võtame ette arvuti või telefoni "puhastamise" – vaatame üle kõik programmid ja kustutame maha need, mida pole mitu aastat kasutanud või mille on välja vahetanud uuemad ja paremad lahendused.

Täpselt sama olukord on ka meie ajaga. Me võtame endale pidevalt juurde tegevusi seepärast, et teeme olemasolevaid aina efektiivsemalt ja vabanenud ressursi täidame veelgi enamate kohustustega. Kuid mingil hetkel saabub piir – rohkem enam juurde ei mahu. Nüüd tulekski enda aja kasutus üle vaadata – kas seal on "ammu installeeritud programme" ehk tegevusi, mis mingil hetkel olid meie jaoks olulised, kuid täna ehk enam mitte? Kas ma saaksin millestki loobuda? Kas ma saaksin vähendada logistikat, planeerides oma trajektoorid ümber? Kas on mõned kohustused, mida võiks täna teha juba keegi teine?

Kokkuvõttes tuleb viia läbi enda aja kasutuse inventuur ja "tühjendada mälu" selleks, et uued sebimised jälle juurde mahuksid. Õnneks on digimaailm nii probleem kui lahendus – kasutagem oma aja kaardistamiseks vahendeid nagu Toggl, RescueTime, MyMinutes ja mitmed teised.

Ajajuhtimises on oluline tegele-ühe-asjaga-korraga lähenemine. Jätkuvalt näitavad uuringud, et mitme asja vahel oma tähelepanu ümberlülitamine võtab kokkuvõttes rohkem aega. Aga... digimaailmas on võidukäiku tegemas lisaks OHIO printsiip. OHIO (Only Handle It Once) ehk tegele-asjaga-üks-kord kehtib rohkem just lühitegevustest koosnevas tehnoloogiamaailmas.

Vaatame seda lähemalt. Ajajuhtimise guru David Allen on sõnastanud 2-minuti reegli – kui mingi tegevus võtab aega alla 2 minuti, tuleb sellega tegeleda kohe, kuna tegevuse tulevikku planeerimine ja hiljem lõpetamine kulutab kokkuvõttes rohkem kui 2 minutit. Ent digimaailmas on sageli enamus meie tähelepanu nõudvaid protsesse alla minuti! Enamiku e-kirjadest loen läbi mõnekümne sekundiga, sõnumile vastan pool minutit, Facebooki postitus võtab 15 sekundit ja nii edasi. Seetõttu on oluline tekitada endale rutiin, et ma võimalusel tegelen asjadega ainult ühe korra. Näiteks... kui ma loen läbi e-kirja (näiteks telefonis) ja otsustan, et vastan sellele hiljem (kuna telefonis on keeruline teksti toksida), siis pärast olen ma sunnitud selle e-kirja uuesti avama, mälu värskendamiseks läbi lugema ja seejärel vastama. Nii olen tegelenud antud kirjaga kaks korda ja teinud topelt tööd! Siit moraal – digimaailmas võta aluseks OHIO printsiip ja proovi millegi alustamisel see koheselt ka lõpule viia.

Mõned digimaailma reeglid on tuntud ja tuttavad – e-kirju ei peaks lugema nende laekumise hetkel, vaid endale sobival ajal. Samuti peaksime korrastama oma andmed (nii failid kui e-kirjad) kataloogidesse, et asjatult ei läheks aega nende otsimise peale. Ent nõuandeid on rohkemgi...

Kasuta sünkroniseerimist – täna on meil andmed nii nutitelefonis, arvutis kui veebis ja omavahel seostamata platvormid tekitavad rohkem probleeme kui kasu. Seevastu regulaarselt sünkroniseeritud kontaktid, e-kirjad, tegemata asjade nimekirjad ja sagedasti kasutatavad failid annavad meile vabaduse ja kindluse, mis on parim näide tehnoloogia rakendamisest enda jaoks, mitte enda rakendamisest tehnoloogia jaoks.

Digitaalselt on lihtne luua endale iganädalaselt, igakuiselt, iga-aastaselt korduvaid tegevusi või meeldetuletusi. Korra panen kohustuse kirja ja ei pea enam muretsema, et kas ma unustan 9 kuu pärast ära mingi arve maksmise, olulise aruande või pulma-aastapäevaõnnitluse kolleegile.

Igapäevase tegevuse korrastamiseks on palju rakendusi (Evernote, Rememberthemilk, Toodledo, jpt). Ent selmet hakata neid kõiki koheselt kasutama, tuleks siiski alustada kõige olulisemast – eesmärgist! Kuhu ma tahan jõuda? Kuidas ma tahan, et mu aeg oleks kasutatud? Kuidas ma praegu oma aega kasutan? Ja mis vahendeid ma peaksin rakendama selleks, et kasutada aega täpselt nii nagu minu elukvaliteet nõuab.

Autor: Ardo Reinsalu

Allikas: www.ajajuhtimine.ee