Ajajuhtimine digitaalses maailmas

Allikas: www.ajajuhtimine.ee
Igapäevase tegevuse korrastamiseks on palju rakendusi (Evernote, Rememberthemilk, Toodledo, jpt). Ent selmet hakata neid kõiki koheselt kasutama, tuleks siiski alustada kõige olulisemast – eesmärgist! Kuhu ma tahan jõuda? Kuidas ma praegu oma aega kasutan?
Kommentaare: 6
Digitaalselt on lihtne luua endale iganädalaselt, igakuiselt, iga-aastaselt korduvaid tegevusi või meeldetuletusi. Korra panen kohustuse kirja ja ei pea enam muretsema

Kaasaegne digimaailm on tuubil täis meie aega kokku hoidvaid programme ja seadmeid. Me kasutame Excelit, et ei peaks kulutama aega arvutamisele. Tekstitöötlusprogramm hoiab kokku aega, kuna me saame pidevalt teha muudatusi ja ei pea kogu teksti uuesti ümber kirjutama. Kuid hoolimata ressurssi säästvatest tehnoloogilistest arengutest tundub ometi aega üha vähemaks jäävat. Milles siis asi?

Kindlasti oled arvutikasutajana pannud tähele, et mingil hetkel saab arvuti kõvaketas või mälu täis. Me oleme sinna installeerinud pidevalt uusi programme (või telefoni äppe) ja rohkem enam juurde ei mahu. Kogu see tarkvara on paigaldamise hetkel tundunud vajalik ja seetõttu pole me ka midagi maha kustutanud. Nüüd, kui mälu täis, võtame ette arvuti või telefoni "puhastamise" – vaatame üle kõik programmid ja kustutame maha need, mida pole mitu aastat kasutanud või mille on välja vahetanud uuemad ja paremad lahendused.

Täpselt sama olukord on ka meie ajaga. Me võtame endale pidevalt juurde tegevusi seepärast, et teeme olemasolevaid aina efektiivsemalt ja vabanenud ressursi täidame veelgi enamate kohustustega. Kuid mingil hetkel saabub piir – rohkem enam juurde ei mahu. Nüüd tulekski enda aja kasutus üle vaadata – kas seal on "ammu installeeritud programme" ehk tegevusi, mis mingil hetkel olid meie jaoks olulised, kuid täna ehk enam mitte? Kas ma saaksin millestki loobuda? Kas ma saaksin vähendada logistikat, planeerides oma trajektoorid ümber? Kas on mõned kohustused, mida võiks täna teha juba keegi teine?

Kokkuvõttes tuleb viia läbi enda aja kasutuse inventuur ja "tühjendada mälu" selleks, et uued sebimised jälle juurde mahuksid. Õnneks on digimaailm nii probleem kui lahendus – kasutagem oma aja kaardistamiseks vahendeid nagu Toggl, RescueTime, MyMinutes ja mitmed teised.

Ajajuhtimises on oluline tegele-ühe-asjaga-korraga lähenemine. Jätkuvalt näitavad uuringud, et mitme asja vahel oma tähelepanu ümberlülitamine võtab kokkuvõttes rohkem aega. Aga... digimaailmas on võidukäiku tegemas lisaks OHIO printsiip. OHIO (Only Handle It Once) ehk tegele-asjaga-üks-kord kehtib rohkem just lühitegevustest koosnevas tehnoloogiamaailmas.

Vaatame seda lähemalt. Ajajuhtimise guru David Allen on sõnastanud 2-minuti reegli – kui mingi tegevus võtab aega alla 2 minuti, tuleb sellega tegeleda kohe, kuna tegevuse tulevikku planeerimine ja hiljem lõpetamine kulutab kokkuvõttes rohkem kui 2 minutit. Ent digimaailmas on sageli enamus meie tähelepanu nõudvaid protsesse alla minuti! Enamiku e-kirjadest loen läbi mõnekümne sekundiga, sõnumile vastan pool minutit, Facebooki postitus võtab 15 sekundit ja nii edasi. Seetõttu on oluline tekitada endale rutiin, et ma võimalusel tegelen asjadega ainult ühe korra. Näiteks... kui ma loen läbi e-kirja (näiteks telefonis) ja otsustan, et vastan sellele hiljem (kuna telefonis on keeruline teksti toksida), siis pärast olen ma sunnitud selle e-kirja uuesti avama, mälu värskendamiseks läbi lugema ja seejärel vastama. Nii olen tegelenud antud kirjaga kaks korda ja teinud topelt tööd! Siit moraal – digimaailmas võta aluseks OHIO printsiip ja proovi millegi alustamisel see koheselt ka lõpule viia.

Mõned digimaailma reeglid on tuntud ja tuttavad – e-kirju ei peaks lugema nende laekumise hetkel, vaid endale sobival ajal. Samuti peaksime korrastama oma andmed (nii failid kui e-kirjad) kataloogidesse, et asjatult ei läheks aega nende otsimise peale. Ent nõuandeid on rohkemgi...

Kasuta sünkroniseerimist – täna on meil andmed nii nutitelefonis, arvutis kui veebis ja omavahel seostamata platvormid tekitavad rohkem probleeme kui kasu. Seevastu regulaarselt sünkroniseeritud kontaktid, e-kirjad, tegemata asjade nimekirjad ja sagedasti kasutatavad failid annavad meile vabaduse ja kindluse, mis on parim näide tehnoloogia rakendamisest enda jaoks, mitte enda rakendamisest tehnoloogia jaoks.

Digitaalselt on lihtne luua endale iganädalaselt, igakuiselt, iga-aastaselt korduvaid tegevusi või meeldetuletusi. Korra panen kohustuse kirja ja ei pea enam muretsema, et kas ma unustan 9 kuu pärast ära mingi arve maksmise, olulise aruande või pulma-aastapäevaõnnitluse kolleegile.

Igapäevase tegevuse korrastamiseks on palju rakendusi (Evernote, Rememberthemilk, Toodledo, jpt). Ent selmet hakata neid kõiki koheselt kasutama, tuleks siiski alustada kõige olulisemast – eesmärgist! Kuhu ma tahan jõuda? Kuidas ma tahan, et mu aeg oleks kasutatud? Kuidas ma praegu oma aega kasutan? Ja mis vahendeid ma peaksin rakendama selleks, et kasutada aega täpselt nii nagu minu elukvaliteet nõuab.

Autor: Ardo Reinsalu

Allikas: www.ajajuhtimine.ee

Lisa kommentaar

Kommentaarid

Doris
2019-07-27 10:59:02
Hi this is how i got my husband back. I was going crazy when my husband left me and my two boys for another woman one week ago after 14 years of marriage. We had a lovely marriage but he started a relationship with a co worker who chased after him. He is living away near his work and her and refuses to talk to me or to come home I am devastated and am finding it hard to cope . I wish I did not love him and that I could move on but I can't. I don't know how to stop feelings like this I wish I didn't as its eating me away and I m starting to feel ill. I have degraded myself begging him to come home all to no avail. I became very worried and needed help. As I was browsing through the internet one day, I came across a website that suggested that Dr Akereco can help solve marital problems, restore broken relationships and so on. So, I felt I should connect with him. I contacted him and he did a spell for me. Two days later, my husband came to me and apologized for the wrongs he did and promise never to do it again. Ever since then, everything has returned back to normal. I and my family are living together happily again. All thanks to Dr Akereco. If you need a spell caster that can cast a spell that truly works, I suggest you contact him. He will not disappoint you. if you have any problem contact him, I give you 100% guarantee that he will help you,Email him at: drakerecospellcaster@gmail.com website https://drakerecoproblemssolutionhome.webs.com
Alkeemik
2019-07-03 03:26:59
When you work with the right person, positive results are guaranteed, the impossible becomes possible. I said that because I worked with the right person that brought my husband back.
Me and my husband have been married for over 10years, we have 4 kids together, we have a stable source of income, a comfortable house of our own... to mention but a few. Early this year, he lost love for me completely. I have never experienced such in my life even at my youthful age. It was as if we are enemies living together.
I was surprised that he based his actions to an issue that occurred before our marriage (I cheated with my ex).
All my attempts to prove my loyalty and endless love for him were fruitless until I contacted Dr. Wakina (via dr.wakinalovetemple@gmail.com) on May 30th, 2019 at 10:19:05 PM EST. Something spectacular happened, it was as if Dr. Wakina installed a new operating system into my husband. He became fresh and loving again.
I am so grateful that my previous sins have been forgiven and forgotten after the love spell. I am thankful to the creator for leading me into the warm hands of Dr. Wakina when my family almost tore apart.
Alkeemik
2019-01-19 00:22:38
URGENT AND EFFECTIVE LOVE SPELL CASTER TO HELP YOU GET BACK YOUR EX LOVER VERY FAST 2018 Contact LORD OJOKA
http://drojokaspelltemple.website2.me/love-spell WhatsApp @ +2348144172934

I am jessica roma from (ALABAMA), When I eventually found testimonies about this spell caster LORD OJOKA , how he helped many people to get their lovers and broken homes back, i contacted him too,because I was absolutely desperate to get my lover back. Life without my lover was a real mess for me and my kids. i wanted a dramatic change and I thought love spell could be the solution. After discussing the resolution with LORD OJOKA, he gave me hope that he will restore my relationship. I felt confident that he will actually make my lover to return home and he did! It’s fantastic what this great spell caster have done for me, his help is priceless! I don't know what I would have done without LORD OJOKA, He does his job so well he is organized and highly functional, i believe he is the best spell caster i can count on when it comes to all kinds of spell, I am so happy that my lover return back home. If you need help, contact him right now through these details below:

Email: dr.ojokaspelltemple@gmail.com
WhatsApp @ +2348144172934
Website: http://drojokaspelltemple.website2.me/love-spell
Kõik kommentaarid