Miks võtta aega aja planeerimiseks?

Ajajuhtimise koolitustele tulevad tavaliselt inimesed, kes soovivad enda aega paremini korraldada. Koolitusele jätavad aga tihti tulemata just need, kes ajajuhtimise nõuandeid kõige enam vajaksid. Tulemata jätavad põhjusel, et neil on „liiga palju teha ja pole aega mingil koolitusel käia“. Sarnast suhtumist olen kohanud ka planeerimisse kui sellisesse, kus väidetakse, et pole aega oma päeva­- või pikemaajalist plaani koostada, kuna selleks pole lihtsalt aega. Miks peaks siis leidma aega planeerimiseks?

Hea näide on minu maal elav haigete põlvedega 70-aastane vanaonu. Kui me temaga koos puid lõhume (olgu need siis suured pakud või peenemad puud), ei jää tema poolt lõhutud puude kogus sugugi minu omale alla. Ma võin toore jõuga rabelda nagu hull, aga ometi suudab ta minuga sammu pidada. Miks? Nimelt on tal olemas märkimisväärne kogemus. Kogemus, mis ei ole kaasa sündinud, vaid õpitav. Puude lõhkumisel ta vaatab hoolega, et kuidas on puu kasvanud, millisest kohast võiks ta kõige kergemini lõhki minna, millist kirvest kasutada, jne – sealjuues pole sugugi oluline lööki pandav jõud, vaid pigem oskus. Täpselt samasugune lugu on ajajuhtimisega. Niinimetatud „toore jõu“ esindajad rabelevad pidevalt erinevate kohustuste vahel ja produktiivsuse suurendamiseks tundub kõige õigem kulutada veelgi rohkem aega. Siis näibki, et aega napib planeerimiseks, hobidega tegelemiseks, silmaringi laiendamiseks ja pere jaoks.

Teistsugune ajajuhtijate seltskond on nn „kogemustega puulõhkujad“, kes võtavad aega planeerimiseks, planeerivad tegevusi, seavad prioriteete ja lõpuks kulutavad ülesannete teostamisele vähem aega kui teised! Siit ka esimene vastus küsimusele, et miks võtta planeerimiseks aega – planeerimine aitab teha rohkem ja õigemaid asju.

Teine hea põhjus on kontrolli tunnetus. Erinevad uuringud on näidanud, et neil töötajatel, kellel on vähem kontrolli (või ei suuda seda kontrolli rakendada) oma töö üle, on suurenenud risk stressi, kardiovaskulaarsete haiguste, suitsetamise ja alkoholi tarbimise osas. Kontrolli tunnetamiseks on esimene samm planeerimine. Loomulikult ei tähenda see, et alati läheb kõik elus vastavalt seatud eesmärkidele, muidugi mitte! Aga juba see fakt, et mingid eesmärgid on püsitatud, annab meile positiivset kontrolli tunnetust, erinevalt neist, kellel „ei jää planeerimiseks aega“.

Kolmas positiivne tulemus on sisuliselt õigemate otsuste tegemine. Planeerimine annab elus suuna, võimaldab püstitada küsimusi (ja leida vastuseid), et miks ma ühte ja teist asja teen või ei tee. Planeerimine aitab vaadata tagasi ja analüüsida tehtut – kas ma tegin vigu, kui jah, siis kuidas neid edaspidi vältida?

Veel üks planeerimise kõrvalmõju on parem kommunikatsioon ja selle läbi paremad inimsuhted. Planeerimine võimaldab anda meie koostööpartneritele, kolleegidele, sugulastele ja sõpradele informatsiooni eeldatavate tegevuste valmimise tähtaegade kohta. Mõni inimene võib väga palju rabeleda ja tõesti ka palju valmis saada, aga kui tema tööst sõltuvatel kolleegidel puudub tähtaegade kohta info, siis on nad pidevas infovaeguses ja neile tundub, et see inimene ei saa kunagi midagi õigeaegselt valmis. Tegelikkuses aitaks mitte asjade kiiremini või rohkem ära tegemine, vaid teiste teavitamine tähtaegadest. Lõppude lõppuks tahavad ju ka teised lihtsalt oma elu korraldada ja meie poolt antud info annab neile selleks võimaluse. Planeerimine tähendab paremat kommunikatsiooni ja see omakorda paremaid suhteid.


Autor: Ardo Reinsalu

Allikas: www.ajajuhtimine.ee